LIBROS FISCALES

Estos libros no son libros de contabilidad sino que son registros que exigen las autoridades tributarias para control de las declaraciones rentistas de ciertos contribuyentes.

Los libros fiscales son los siguientes:

r       Libro fiscal de registro de operaciones diarias: este libro es obligatorio para los contribuyentes acogidos al régimen de contabilidad simplificada y consiste en un libro en el cual se registrarán en forma detallada o global los ingresos diarios por concepto del desarrollo del objeto social [D3020,1997. Art. 31]. Las partes de este libro son simples: una columna para la fecha, una columna para el total de las ventas diarias globales o detalladas y una columna para el saldo acumulado de ventas. Los comerciantes que se encuentren en este régimen no tienen la obligación fiscal de facturar, pero esto no los libera de que para su contabilidad deban soportar debidamente con facturas sus ventas, pues deben llevar la contabilidad como lo prescriben el Código de Comercio, decreto 2649 de 1993 y demás normas. No se puede pensar que un comerciante de este tipo no lleve contabilidad, ni que si la lleva no soporte debidamente sus operaciones. Lo único diferente es la no obligatoriedad fiscal de facturar, pero debe quedar claro que existe diferencia entre la obligatoriedad tributaria y la obligatoriedad contable, las cuales son diferentes y no pueden ser confundidas.

r       Libro fiscal de registro de facturación: este es un libro obligatorio de tipo fiscal para todos los contribuyentes que utilicen en un mismo establecimiento de comercio varios talonarios de facturas o que la facturación sea generada en forma mecánica en cada transacción. En este se registran antes de ser utilizados los diferentes talonarios o cintas de registro que se usaran en futuras operaciones. Sus partes son: columna para la fecha, columna para describir el mecanismo utilizado para facturar, columna para registrar el número del talonario o cinta de registro y columna para anotar la numeración del talonario.

r       Registro consolidado de facturación: este libro es de obligatoriedad fiscal para los comerciantes que posean varios establecimientos de comercio por medio de los cuales desarrollen el objeto social de la empresa. Sus partes son: columna para la fecha, columna para describir el mecanismo utilizado para facturar, columna para la numeración de talonarios, columna para anotar el número del libro fiscal de facturación y columna para anotar el nombre de cada establecimiento de comercio.

 

LIBRO DIARIO MULTICOLUMNAR

Este libro de invención más reciente que el Diario General permite también el registro cronológico de los hechos económicos de la empresa, cuantifica bles en unidades monetarias, de donde se le considera de registro de primera entrada o de registro original. El propósito es el mismo del Diario General pero la diferencia estriba en que la afectación de las cuentas se hace directamente en la cuenta mayor que se presenta en el mismo libro. El efecto es que se conoce el movimiento deudor y acreedor de cada cuenta cuando finaliza el mes, lo cual facilita el pase al libro Mayor y Balances. Los asientos no se realizan por partidas individuales en forma directa sino que se hace necesario elaborar previamente un comprobante de contabilidad como lo ordena las normas legales ya citadas, el cual generalmente es un resumen de varias operaciones de un período que no puede exceder de un mes según la misma normatividad, por lo que es práctico registrar en el diario multicolumnar los comprobantes de diario resumen y no partidas individuales resultando entonces que en un folio del diario se registraría el movimiento de un mes.

Las partes que integran el diario multicolumnar son:

r       Número del folio del diario: es el número consecutivo que le corresponde a la hoja

r       del diario donde se realiza el asiento.

r       Fecha del comprobante: en esta columna se registra en forma cronológica el mes y el día en que se realizó el comprobante que registra los hechos económicos que se está asentando.

r       Detalle del comprobante: en esta columna se registra el detalle del movimiento que se está registrando así como el número del comprobante que resume ese movimiento.

r       Columnas de las cuentas de mayor afectadas: cada cuenta de mayor dispone de dos columnas Debe y Haber que recibirán los débitos y créditos del movimiento.

r       Número de línea: es la pre numeración consecutiva que posee el libro desde su adquisición.

r       Columna para registro del código y nombre de las cuentas de mayor que no tienen columna propia: cuando las columnas dobles son insuficientes para las cuentas de mayor afectadas se utiliza esta parte del diario denominada varias cuentas efectuándose el registro de forma idéntica al diario general. 

r       Columnas de Cuenta, débitos, créditos: estas columnas tienen las mismas funciones que se describieron en el diario general, describir el código y nombre de la cuenta afectada, recibir los débitos y los créditos a la cuenta según corresponda.

Los asientos en el diario multicolumnar se realizan describiendo en la columna de detalle el movimiento al cual se refiere el comprobante así como el número del mismo, a continuación se registran los valores del comprobante en las respectivas columnas debe o haber de la cuenta mayor imputada siguiendo la misma línea. 

                                                              

Este procedimiento se efectúa con cada comprobante hasta finalizar el mes, en esta fecha se registra el comprobante de ajustes del mes y se realiza a continuación el cierre de mes, el cual consiste en trazar una línea a lo largo de todas las columnas después del último registro para así totalizar los valores de cada columna y finalizar cada total con doble línea.

En Varias Cuentas se hace el mismo procedimiento, pero después de la doble línea se realiza un Análisis de Varias Cuentas que consiste en totalizar los valores que afectaron cada cuenta y confrontar las sumas de estos totales con las sumas de las columnas debe y haber de Varias Cuentas. Los totales de las columnas de cada cuenta mayor se denominan Sumas para Mayor y constituyen los valores que se trasladarán al libro Mayor y Balances.

 ESQUEMA DEL DIARIO MULTICOLUMNAR

HOJA ANTERIOR DEL FOLIO 1:

HOJA POSTERIOR DEL FOLIO 1:

   

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                     LIBRO MAYOR Y BALANCES

Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite elaborar los estados financieros de propósito general. La información se obtiene a nivel de cuentas mayores y produce una síntesis de los movimientos débitos y créditos que afectaron cada una de las cuentas de mayor, codificadas como ya se dijo con cuatro dígitos. El Mayor y Balances contiene todas las cuentas mayores del PUC que utiliza el ente económico. La información analítica de las cuentas se obtiene de los libros auxiliares.

Las partes que integran el Mayor y Balances son:

r       Número del folio del mayor: es el número consecutivo que le corresponde a la hoja del mayor donde se realiza el resumen.

r       Código y nombre de la cuenta: en estas columnas se anotan el código y nombre de la cuenta de mayor.

r       Saldo del mes anterior: en estas columnas se registran los valores débitos o créditos que presentan las cuentas mayores en el mes anterior al mes que se está mayorizando.

r       Movimiento del mes: se dispone de dos columnas Debe y Haber que recibirán los débitos y créditos del movimiento del mes.

Saldo del mes siguiente: en estas columnas se registran los valores débitos o créditos resultantes de sumar y restar los movimientos al saldo anterior.

 

El procedimiento para mayo rizar es el siguiente:

r       Los totales de cada cuenta obtenidos en el libro Diario Multicolumnar al finalizar el mes son trasladados a la respectiva cuenta del mayor en las columnas débitos y créditos del movimiento del mes.

r       El saldo de cada cuenta mayor de naturaleza débito al finalizar el mes se obtiene sumando al saldo anterior el movimiento de la misma en la columna debe y restando del saldo el movimiento de la columna haber

r       El saldo de cada cuenta mayor de naturaleza crédito al finalizar el mes se obtiene sumando al saldo anterior el movimiento de la misma en la columna haber y restando del saldo el movimiento de la columna debe.

   

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                       LIBROS AUXILIARES

Los libros descritos anteriormente son libros principales y obligatorios pero tienen el inconveniente de que su información es sintética o resumida pues se afectan las cuentas mayores y se omiten las cuentas auxiliares y se requiere conocer en forma detallada el movimiento de estas cuentas. Para cumplir con esta necesidad de información a nivel analítico se utilizan los libros auxiliares. Estos libros registran detalladamente la información registrada en los libros Diario Multi columnar y Mayor y Balance. Además de presentar la información en forma detallada, estos libros tienen una función de control de los libros principales, pues debe existir una perfecta correspondencia entre unos y otros, ya que los registros provienen de una misma fuente: el comprobante de contabilidad.

El registro en los auxiliares proviene de la columna parciales del comprobante de contabilidad.

ESQUEMA DEL LIBRO AUXILIAR:

Las partes que integran el libro auxiliar son:

r       Fecha de la transacción: en esta columna se anota la fecha en que ocurre la transacción.

r       Detalle: en esta columna se anota una descripción breve del hecho económico, la cual es la misma del comprobante de contabilidad.

r       CD: en esta columna se anota el número de comprobante de contabilidad o comprobante de diario de donde se toman los datos.

r       Imputaciones débito o crédito: en estas columnas se registran los valores débito o crédito según el caso tomados de la columna de parciales del comprobante de contabilidad o de diario.

r       Saldo: esta columna muestra el resultado de sumar o restar del saldo anterior según sea el caso, el valor débito o crédito imputado en las columnas anteriores.

LIBROS OBLIGATORIOS DE CONTABILIDAD/CONTABILIDAD PARA EFECTOS FISCALES/CONTABILIDAD DE LOS COMERCIANTES/REGLAMENTO DE LA CONTABILIDAD MERCANTIL/INVENTARIO DE MERCANCÍA PARA LA VENTA




La ausencia de un catálogo concreto acerca de los libros de contabilidad que debe llevar el comerciante, no es base para considerar que no existe obligación legal de llevar los libros de contabilidad que se derivan de los requerimientos legales consagrados en el Código de Comercio, a los cuales en primer lugar se remiten las normas tributarias, así como a los (requerimientos) señalados en los diferentes reglamentos expedidos por el Gobierno en materia de contabilidad y normas tributarias. En efecto, el artículo 773 del estatuto tributario norma que codificó el artículo 33 del Decreto 2821 de 1974 consagra la "forma y requisitos para llevar la contabilidad", en los siguientes términos: "Artículo 773. Forma y requisitos para llevar la contabilidad. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al Título IV del Libro I, del Código de Comercio y...". Es así como el gobierno ha proferido entre otros decretos, el 2649 de 1993 (antes del 1798 de 1990) por medio del cual se reglamenta la contabilidad en general, en cuyo artículo 129 consagra la obligación de oficializar los inventarios, ordenando que al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual debe contener una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total, y agrega, que cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, éste puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES-Obligatoriedad/LIBRO DIARIO-Obligatoriedad/LIBRO MAYOR Y BALANCES-Obligatoriedad/LIBRO DE ACCIONISTAS-Obligatoriedad/LIBRO DE ACTAS-Obligatoriedad/SISTEMA PARA DETERMINAR EL COSTO DE ACTIVOS

LIBROS CONTABLES

Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuales son los libros contables obligatorios para las empresas.Los libros de contabilidad principales son:

 Clases de libros

• Libro Diario o Journal

• Libro Mayor o Ledger

• Libro de Balances o Balance Sheet